Wie beendet man eine E-Mail am besten? Hier sind unsere 6 besten Grußformeln

Wenn es darum geht, den passenden Abschluss für eine E-Mail zu finden, liegt oft ein schmaler Grat zwischen dem richtigen Tonfall und einer unpassenden Verabschiedung. Das gilt insbesondere für das Verfassen von E-Mails. Wie soll man eine E-Mail beenden? Welche Schlussformel vermittelt die richtige Emotion, drückt Dankbarkeit am besten aus oder ist die angemessenste Signatur für eine formelle Situation? 

Denken Sie daran, dass eine unprofessionelle Schlussformel den falschen Ton in Ihrer Geschäftskommunikation anschlagen kann. Daher ist es hilfreich zu verstehen, welche Schlussformeln je nach Kontext am besten ankommen, unabhängig davon, ob Sie formelle E-Mails, eine lockere E-Mail an einen Freund oder eine Kaltakquise-E-Mail an einen potenziellen Kunden versenden.

Schließlich mag ein „LG“ als Antwort an einen nahen Verwandten funktionieren, aber es ist vielleicht nicht die beste Art, eine professionelle E-Mail an einen potenziellen Kunden oder Arbeitgeber zu beenden. Die Wahl der richtigen Schlussformel hilft Ihnen, Ihre E-Mail-Nachricht klar zu beenden und eine unprofessionelle Schlussformel zu vermeiden, die Ihre Antwortrate beeinträchtigen könnte.

Die E-Mail-Etikette ist ein Universum für sich. Es gibt viel Raum für Fehlinterpretationen – man kann selbst in ein einfaches „Danke“ so viel Subtext hineininterpretieren, dass die ursprüngliche Absicht völlig verloren geht.

Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht immer dieselbe Antwort verwenden müssen. Und selbst wenn Sie dies tun, sollten Sie die Verwendung einer E-Mail-Signatur-Vorlage in Betracht ziehen, die eine Telefonnummer, Grafiken und Social-Media-Symbole enthält. Auf diese Weise sind Ihre Kontaktdaten immer gut sichtbar und Ihre formelle oder professionelle Schlussformel bleibt einheitlich.

Was ist also die beste E-Mail-Anrede? Die richtige Antwort hängt vom Inhalt und Kontext der Nachricht sowie von den vorgesehenen E-Mail-Empfängern ab. Wenn Sie wissen, wie man eine E-Mail beendet, können Sie auch Ihre professionelle Korrespondenz auf Kurs halten. Hier sind einige Beispiele, die Ihnen bei der Erstellung der perfekten E-Mail-Anrede helfen sollen.

Viel Spaß beim Lesen,

Dominic

6 der besten Möglichkeiten, eine E-Mail zu beenden

Schauen wir uns ohne weitere Umschweife die besten Möglichkeiten an, eine E-Mail zu unterschreiben. Wir werden später auf die Einzelheiten eingehen, aber jede dieser sechs Schlussformeln ist eine sichere Wahl, entweder als professioneller E-Mail-Abschluss oder als Möglichkeit, eine persönliche E-Mail zu beenden. 

Indem Sie diese Optionen variieren, können Sie Ihre E-Mail-Abschlüsse abwechslungsreich gestalten, Ihre E-Mail-Kommunikation insgesamt verbessern und die Monotonie vermeiden, die entsteht, wenn Sie jedes Mal denselben Schlusssatz verwenden.

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1. Beste Grüße

„Beste Grüße“ eignet sich sowohl für private als auch für berufliche E-Mails. Die Grußformel ist nicht zu aufdringlich und definitiv nicht distanziert, was es zu einem vielseitigen Schlusssatz macht. „Mit besten Grüßen“ bietet eine etwas formellere Abwandlung.

Diese Schlussformel ist besonders praktisch, wenn Sie sich über den Grad der Formalität unsicher sind oder eine freundliche E-Mail-Signatur anstreben, die dennoch ein gewisses Maß an Professionalität bewahrt.

2. Herzliche Grüße

Eine etwas wärmere Variante sind „Herzliche Grüße“. Diese Grußformel eignet sich vor allem für Kollegen, enge Geschäftsbeziehungen und private Kontakte. Durch die sehr freundliche und nahbare Wirkung sind „Herzliche Grüße“ besonders empfehlenswert für persönliche E-Mails, die Wertschätzung für das Gegenüber ausdrücken.

Wenn Sie möchten, können Sie auch Ihren Aufenthaltsort hinzufügen. „Herzliche Grüße aus München“ wirkt besonders nett und bringt etwas Abwechslung in die E-Mail-Kommunikation.

3. Vielen Dank

Was ist besser als „Danke“? Vielen Dank! Wenn Sie wirklich dankbar sind, ist „vielen Dank“ eine Möglichkeit, diese Aufrichtigkeit auszudrücken, ohne übertrieben überschwänglich zu wirken. Die Formulierung ist für geschäftliche E-Mails angemessen. Angenommen, Sie haben eine Deadline und erhalten Hilfe, die Ihnen die Arbeit erleichtert: Ein „vielen Dank“ würde sicherlich ausreichen. 

Diese Wendung eignet sich auch hervorragend, wenn Sie in Ihrer professionellen Verabschiedung einen positiven Ton beibehalten möchten, um sicherzustellen, dass Ihr E-Mail-Abschluss genau die richtige Balance trifft.

4. Mit freundlichen Grüßen

„Mit freundlichen Grüßen“ ist eine traditionelle Schlussformel für Geschäftsbriefe, die sich bewährt hat. Sie gilt in der Regel als formelle Standardformel, sollte aber nicht in einer lockeren E-Mail verwendet werden. „Mit freundlichen Grüßen“ passt nicht unbedingt zu „Kannst du Milch und Eier mitbringen?“. Diese Schlussformel eignet sich jedoch gut für Anschreiben oder Bewerbungen oder wenn Sie zum ersten Mal Kontakt zu einem neuen potenziellen Kunden aufnehmen. 

„Freundliche Grüße“ klingt etwas lockerer, behält aber dennoch den Ton einer höflichen Schlussformel bei, den man in einer professionellen E-Mail erwartet. Mit „Mit freundlichen Grüßen“ vermitteln Sie deutlich, dass Sie formelle E-Mails und professionelle Korrespondenz als Teil Ihrer täglichen E-Mail-Kommunikation schätzen.

5. Ich freue mich auf Ihre Antwort

Manchmal muss eine E-Mail-Schlussformel ein anderes Ziel erfüllen als nur „Danke“ zu sagen. Wenn Sie beispielsweise den Empfänger einer E-Mail zu einer Antwort bewegen möchten, kann „Ich freue mich auf Ihre Antwort“ den Zweck erfüllen. Achten Sie nur darauf, wie Sie es formulieren: „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören“ oder „Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter“ sind beide gute Alternativen. 

Eine weitere Variante dieser Schlussformel ist „Ich freue mich auf unser Treffen“, was passend sein könnte, wenn Sie ein persönliches Treffen vereinbaren oder einen Geschäftskontakt auf einer Konferenz oder einer Branchenveranstaltung treffen möchten. Wenn Sie Ihre Antwortrate im Auge behalten, können Sie auch besser einschätzen, welche Schlussformel die Empfänger am effektivsten zum Antworten bewegt.

6. Sonnige Grüße

Diese fröhliche Schlussformel wirkt sympathisch und hilft dabei, eine lockere Note in die E-Mail-Kommunikation zu bringen. Sie eignet sich besonders, um die Freude darüber zu teilen, wenn nach einer längeren Schlechtwetterzeit die Sonne wieder zum Vorschein kommt.

„Sonnige Grüße“ wirkt eher umgangssprachlich und sollte deshalb nicht in formellen Situationen zum Einsatz kommen. Bei der Kommunikation mit Kollegen oder guten Kunden ist die Grußformel aber gut aufgehoben.

Die passende E-Mail-Verabschiedung für …

Die Identität des E-Mail-Empfängers ist ein wichtiger Faktor bei der Wahl der Grußformel. Sie möchten schließlich nicht „Alles Liebe“ an Empfänger senden, die nicht zu Ihrer Familie oder Freundesgruppe gehören, oder „Liebe Grüße“ an Ihren Abteilungsleiter. Berücksichtigen Sie also immer Ihre Zielgruppe. So beenden Sie eine E-Mail an:

Ihren Lehrer

Je nachdem, wie gut Sie sich kennen, können Sie einem Professor oder Dozenten z. B. „Mit besten Grüße“ als auch „Vielen Dank“ schreiben. Beachten Sie jedoch immer die formelle Beziehung zwischen Lehrer und Schüler. Vermeiden Sie Slang oder Abkürzungen wie „LG“ – oder noch schlimmer, Emojis.

Wenn Sie sich unsicher sind, wählen Sie eine formelle Schlussformel, wie „Mit freundlichen Grüßen“, die Respekt zeigt und sicherstellt, dass Sie die richtigen E-Mail-Kommunikationsregeln befolgen.

Ihre Familie und Freunde

Die Etikette ist viel lockerer, wenn Sie mit Familie und Freunden per E-Mail kommunizieren. Sie können sich so verabschieden, wie Sie möchten, sei es mit einem Insiderwitz oder mit dem oben genannten „LG“. Achten Sie jedoch auf den Kontext, z. B. wenn Sie Ihre Eltern um etwas bitten oder eine Einladung an einen engen Freund senden. 

Es sollte eigentlich selbstverständlich sein, aber heben Sie sich „Küsschen“ für einen besonderen Menschen in Ihrem Leben auf. Auch wenn es sich um eine informelle E-Mail handelt, kann eine gut gewählte E-Mail-Anrede dennoch Freundlichkeit vermitteln, ohne Verwirrung zu stiften.

Ihre Kunden

Geschäft ist Geschäft, und wenn es um E-Mails an Kunden und potenzielle Kunden geht, sollten Sie sich immer an bewährte Praktiken halten und professionell auftreten. Mit der Zeit können diese Parameter flexibler werden, beispielsweise wenn Sie eine besonders freundliche Markenbotschaft vermitteln möchten. 

Lockere E-Mail-Abschlüsse können auch dazu beitragen, Vertrauen und Vertrautheit zwischen täglichen Kontakten und Teammitgliedern aufzubauen. Wenn es sich jedoch um ein Problem im Kundendienst handelt, versuchen Sie, respektvoll zu sein. In Situationen mit Kaltakquise-E-Mails kann Ihre professionelle E-Mail-Anrede dazu beitragen, den Ton für die zukünftige Kommunikation anzugeben.

Ihren Chef

„Wir riechen uns später, Kumpel“ ist vielleicht das, was Sie eigentlich sagen wollen, aber besser lassen sollten – es sei denn, Ihr Chef ist ein extrem lockerer Typ. Andernfalls wird dieser Abschied höchstwahrscheinlich nach hinten losgehen. Beziehungen im Büro unterliegen oft bestimmten Verhaltensregeln, insbesondere im Umgang mit Vorgesetzten. 

Wenn Sie eine E-Mail an Ihren direkten Vorgesetzten oder Manager schreiben, können Sie vielleicht mit etwas weniger Förmlichkeit davonkommen, aber in der Regel ist es besser, sich an die Normen der Geschäftskommunikation zu halten, als zu riskieren, unprofessionell zu wirken. 

Wenn Sie einen sensiblen Bericht einreichen oder Anweisungen per E-Mail erteilen, ist eine klare, prägnante und professionelle Schlussformel, die keine Unklarheiten hinterlässt, in der Regel am besten geeignet.

Was ist mit E-Mail-Signaturen?

E-Mail-Signaturen sind ein großartiges Werkzeug, wenn Sie viel per E-Mail kommunizieren oder einfach nur Ihre oft langweiligen E-Mails aufpeppen möchten. Sie dienen oft als kleine, aber wichtige Erweiterung Ihrer E-Mail-Vorlage und stellen sicher, dass die Empfänger Ihre Kontaktdaten, Ihre Berufsbezeichnung und relevante Links zu Ihren Social-Media-Profilen erhalten.

Im Grunde genommen ist eine Signatur ein Textblock, der automatisch an das Ende jeder E-Mail angehängt wird, die Sie von dem Konto versenden, mit dem die Signatur verknüpft ist. In der Regel enthält eine professionelle E-Mail-Signatur Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihre Kontaktdaten (z. B. geschäftliche und private Telefonnummern), Social-Media-Symbole (LinkedIn, Twitter usw.) und eine geschäftliche URL. 

Meist enthält sie auch eine Grafik oder ein Designelement, wie z. B. ein Firmenlogo oder eine farbige Linie.

Sie wissen nicht, wie Sie eine Signatur erstellen können? Gmail bietet eine einfache Anleitung zum Einrichten von Signaturen, ebenso wie Outlook.

Hier sind einige Tipps, wie Sie eine E-Mail-Signatur in Ihre Kommunikation integrieren können:

• Beschränken Sie sich auf drei oder vier Zeilen: Alles, was länger ist, ist zu viel. Signaturen sollten kurz und informativ sein. Eine kompakte Signatur verhindert auch, dass der Schluss Ihrer E-Mail zu unübersichtlich wird.
• Verwenden Sie eine Signaturvorlage: Wenn Ihr Unternehmen eine bevorzugte Signatur hat, ändern Sie diese nicht. Sie wurde für Ihre Verwendung und die Kohärenz Ihrer Marke entworfen, füllen Sie sie also einfach mit Ihren Daten aus.
• Fügen Sie etwas Persönliches hinzu: Wenn Sie eine persönliche Signatur erstellen, denken Sie darüber nach, einen Lieblingsfilm oder ein inspirierendes Zitat hinzuzufügen. Achten Sie nur darauf, dass es nicht zu lang wird.
• Fügen Sie kein Bild ein: Ein Bild oder eine Grafik würde in einer E-Mail sicherlich gut aussehen, aber die Wahrscheinlichkeit, dass die Formatierung durcheinandergerät, ist hoch. Halten Sie es einfach – ein kleines Vorschaubild oder ein Firmen- oder persönliches Logo.
• Eine Signatur ist kein P.S.: Wenn Sie einen Nachtrag hinzufügen möchten, tun Sie dies vor der Signatur, aber nach der Schlussformel. Eine Signatur ist nicht der richtige Ort für einen P.S.-Vermerk.
• Seien Sie witzig: Wenn Sie etwas Humor in Ihre täglichen E-Mails bringen möchten, könnten Sie eine Signatur erstellen, die sich über die Autokorrektur lustig macht. Ein gutes Beispiel wäre: „Gesendet von meinem Tablet. Alle Gedanken stammen von mir, alle Tippfehler von meinem iPad.“

Eine gut gestaltete, professionelle E-Mail-Signatur ist eine hervorragende Möglichkeit, jede E-Mail-Nachricht mit einer selbstbewussten Schlussbemerkung zu beenden, die Ihre persönliche Marke oder die Ihrer Firma widerspiegelt.

Häufige Fehler beim E-Mail-Abschluss, die Sie vermeiden sollten

Fast jeder hat schon einmal eine „Allen antworten“-Panik erlebt. Sobald eine E-Mail gesendet wurde, gibt es kein Zurück mehr – es sei denn, Sie nutzen die praktische Funktion von Gmail, mit der Sie Nachrichten innerhalb von 30 Sekunden rückgängig machen können. 

Diese kleinen Pannen unterstreichen, wie wichtig es ist, die beste E-Mail-Signatur sorgfältig auszuwählen. Zu diesem Zweck helfen Ihnen diese Tipps, häufige Fehler beim Verfassen einer E-Mail zu vermeiden:

• Vergessen Sie nicht die Barrierefreiheit: Wenn Sie eine E-Mail-Signatur einfügen, stellen Sie sicher, dass diese für Menschen mit Sehbehinderungen oder anderen Behinderungen formatiert ist. Dieser Outlook-Leitfaden erklärt die Notwendigkeit der Barrierefreiheit von E-Mails und wie Sie diese erreichen können. So stellen Sie sicher, dass Ihr Schlusssatz alle Ihre Leser ohne Probleme erreicht.
• Lesen, erneut lesen und korrekturlesen: Wahrscheinlich möchten Sie die E-Mail sofort nach dem Verfassen abschicken. Es kann jedoch sein, dass sich irgendwo ein Tippfehler eingeschlichen hat. Nehmen Sie sich Zeit für das Korrekturlesen. Vergewissern Sie sich außerdem, dass Sie keine geschäftliche E-Mail von einem privaten Konto aus versenden. Ein einziger übersehener Fehler in Ihrer E-Mail-Schlussformel oder Ihrer Signatur könnte die Professionalität der gesamten E-Mail-Nachricht untergraben.
• Probieren Sie verschiedene E-Mail-Abschlüsse aus: Sie müssen sich beim Unterschreiben einer E-Mail nicht an ein einziges Schema halten. Wenn Sie kreativ sein möchten, probieren Sie es aus, vorausgesetzt, es passt zum Kontext. Durch die Verwendung verschiedener E-Mail-Abschlüsse und Variationen wie „Beste Grüße“, „Herzliche Grüße“ oder „Sonnige Grüße“ können Sie Ihre E-Mails abwechslungsreich gestalten. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie verschiedene Arten der E-Mail-Kommunikation verwalten, z. B. Kaltakquise per E-Mail, Korrespondenz mit Kollegen oder das Versenden einer freundlicheren E-Mail an einen bekannten Kontakt.

Das Fazit lautet: Tun Sie das, was Sie für richtig halten, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Sie kennen den Ton der E-Mail am besten, wählen Sie also eine passende Schlussformel. Denken Sie daran, Ihre Schlussformeln zu variieren, eine E-Mail-Vorlage zu finden, die zu Ihrem Stil passt, und Ihre E-Mails Korrektur zu lesen. Wenn Sie diese einfachen Richtlinien befolgen, wissen Sie genau, wie Sie eine E-Mail beenden müssen, die bei Ihrem Publikum Anklang findet.

Anmerkung der Redaktion: Aktualisiert im Mai 2025.